Aunque pueda parecer que organizar un evento es algo sencillo, hay muchos factores que son claves para lograr una buena experiencia.
Por este motivo, Saimiri te presentamos 10 claves para tener éxito en el resultado en cualquier tipo de evento.
1. Contar con expertos en organización: hay que ser honesto y reconocer que no cualquier persona puede llevar a cabo la organización de un evento. Se necesitan conocimientos de protocolo, del mercado de proveedores, métodos organizativos, una mente organizada y una buena formación que de seguridad en lo que se realiza.
2. Tener claro el presupuesto: es una de las premisas más importantes, porque a raíz del presupuesto se podrán hacer más o menos cosas para el evento. Todos los involucrados deberán reunirse para realizar un presupuesto real. Es muy importante que entre todos se llegue a un número concreto para ajustarse a él durante todo el proceso.
3. Calcular el tiempo previo al evento: organizar con tiempo es imprescindible, las prisas no son buenas consejeras. Realizar un planning y un timing realista es de vital importancia para que todo esté listo para el gran día.
4. Temática del evento: hay que saber qué temática es la que va a primar. Es más fácil saber qué materiales emplear y hasta en qué ubicación centrar el evento si se sabe la temática con antelación.
5. Número de asistentes: la envergadura del evento irá condicionada por el número de asistentes/invitados. En este aspecto hay que tener en cuenta que, a mayor número de personas, más presupuesto hay que destinar al espacio y demás gastos. Hay que saber con antelación el número aproximado de gente que va a acudir al evento.
6. Escoger la ubicación perfecta: hay que poner los pilares, antes que nada, después se puede pensar en los detalles. Lo primordial es decidir dónde, cuál es el sitio más adecuando para la celebración. Y hay que elegirlo pensando además en la comodidad de los invitados, los accesos y demás.
7. Cuidar todos los detalles: el espacio, la decoración, la luz, la comida, el ambiente, la música, los regalos. Todos estos detalles logran que el evento sea una experiencia única y más fácil de ser recordada.
8.Catering sí o sí: hay que tener en cuenta el tema gastronómico. Pueden ser desayunos, almuerzos, o incluso cenas o cócteles, pero en todo momento hay que intentar mantener el presupuesto inicial para el menú y así poder respetar lo planeado.
9. Naturalidad: adiós a la rigidez de otras épocas. Hoy el acierto reside en un protocolo relajado, manteniendo este espíritu durante todo el evento para que disfruten todos.
10. Tener un plan B: en todo evento, el factor imprevisto o problema tiene que estar contemplado. Por ello, si tenemos un Plan B para el lugar, material o personas con las que vamos a contar, nos evitará sufrir contratiempos irremediables.
